Privacy

De LETS-ruilkring Ermelo houdt zich verre van data-verzameling en stelt geen data ter beschikking van derden. Wel wordt een eigen onderlinge betaalomgeving geboden voor de verrekeneenheid: de pauw. Het gaat daarbij om serieuze waarden; er wordt alles aan gedaan om correcte data te hebben. Van de leden worden de volgende contactgegevens gevraagd: voor- en achternaam, postadres, e-mailadres en telefoonnummer(s). Alle uitgevoerde transacties met pauwen worden geregistreerd en opgeslagen in het digitale Cyclos-programma. Elk lid kan de eigen data inzien door in te loggen op het eigen account in Cyclos en kan daar ook de eigen contact- en profielgegevens aanpassen.
Als een lid het lidmaatschap beëindigt, kunnen zijn/haar betalingen en inkomsten niet verwijderd worden omdat dan de balans met de data van andere leden niet meer zou kloppen.
De data worden vastgelegd in de betaalsoftware Cyclos in een beveiligde omgeving. Een beperkt aantal bestuursleden heeft toegang tot de data. 

Waarvoor worden de persoonsgegevens gebruikt?

  • Het incasseren van de jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage in euro’s en in pauwen.
  • Het faciliteren van onderlinge betalingen door leden in pauwen.
  • Het bezien van de saldi in pauwen om te kunnen bepalen welke leden hulp kunnen gebruiken bij het besteden van hun circulaire geld of juist bij het verdienen ervan.
  • Het postaal en/of digitaal verzenden van het nieuwsblad.
  • Te kunnen bellen en e-mailen indien dit nodig of wenselijk is voor de onderlinge dienstverlening en handel van de leden en om de taken van het bestuur goed te kunnen uitvoeren.
  • De leden te informeren over komende activiteiten en wijzigingen in de gang van zaken.

Hoe lang de persoonsgegevens worden bewaard
De persoonsgegevens van de leden worden bewaard zolang de LETS-ruilkring Ermelo actief is en/of zolang als nodig is voor het afwerken van een eventuele beëindiging van de LETS-ruilkring en/of wettelijke verplichting.  Als een lid zijn/haar deelname aan de kring beëindigt, dan zijn de data van dit lid niet meer zichtbaar voor de andere leden. De data kunnen echter niet verwijderd worden, omdat daardoor de balans met de transacties van andere leden verstoord zou worden. Deze data zijn alleen toegankelijk voor enkele bestuursleden. 

Delen van persoonsgegevens met derden
Het bestuur van de LETS-ruilkring Ermelo verstrekt gegevens van leden en oud-leden niet aan derden, tenzij daartoe een wettelijke verplichting zou bestaan.
Daarnaast is het de leden niet toegestaan om de gegevens van leden te delen met derden, zijnde niet-leden.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Er wordt binnen Cyclos onderscheid gemaakt tussen twee types persoonsgegevens. De contactgegevens (naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mail) en de profielgegevens (informatie die meer vertelt over de persoon achter de vraag en aanbod).
Elk lid heeft het recht om de eigen persoonsgegevens in te zien en te corrigeren of deels te verwijderen door in te loggen op het eigen account in Cyclos. De contactgegevens dienen door elk lid zelf te worden geactualiseerd, maar mogen niet blijvend worden verwijderd, omdat deze essentieel zijn voor de onderlinge dienstverlening en handel.
Daarnaast is het niet mogelijk om alle gegevens te verwijderen, omdat dan de balans met de andere leden niet meer klopt (zie sectie “Hoe lang de persoonsgegevens worden bewaard” hierboven).
De profielgegevens dienen door elk lid zelf te worden geactualiseerd. Het weglaten van deze gegevens is niet wenselijk, maar wel toegestaan.
Ieder lid heeft het recht om de toestemming in te trekken voor het gebruik van de gegevens die bij inschrijving gegeven is.
De gegevens die essentieel zijn voor de balans van het registratiesysteem zijn hiervan uitgezonderd. Bovendien maakt het intrekken van de essentiële persoonsgegevens het functioneren als lid feitelijk onmogelijk en dient het lidmaatschap te worden beëindigd met inachtneming van de gelden de regels (zie Statuten en Huishoudelijk Reglement). 

Hoe de persoonsgegevens worden beveiligd
De gegevens van de leden zijn opgeslagen op een server in een beveiligde omgeving. De toegepaste Cyclos betaalsoftware wordt ook gebruikt wordt door financiële instellingen wereldwijd. Zij hebben gezamenlijk 20 miljoen gebruikers en stellen daarom hoge eisen aan de veiligheid van de software.
Bij de LETSkring Ermelo heeft slechts een beperkt aantal bestuursleden toegang tot (een deel van) de data van deelnemers.

Klachtenprocedure
Zou een lid toch het idee hebben dat de gegevens niet goed beveiligd zijn of dat er aanwijzing is van misbruik, dan kan het lid contact opnemen met een bestuurslid.
Het bestuur wijst de leden op de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, mocht een klacht niet naar tevredenheid zijn opgelost door het bestuur. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.